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Effektives Zeitmanagement als Freelancer – 12 Tipps plus Bonustipp

Lesezeit: 5 – 10 Minuten

Liebe Freelancer,

eine der großen Freiheiten der Selbstständigkeit – seine Zeit selbst einteilen zu können – ist gleichzeitig eine der größten Herausforderungen.

Wenn man seinen Tag nicht strukturiert, kommt man nicht voran. Man kann die inneren Widerstände nicht überwinden und sieht keinen Fortschritt. Im Folgenden findest Du Tipps, um Deine Produktivität zu steigern und Deine Zeit effektiver zu nutzen.

Tipp 1: Finde Deinen produktivsten Abschnitt des Tages

Es gibt Menschen die morgens besonders produktiv/kreativ sind. Andere sind tagsüber produktiver und wieder andere sind Nachteulen und lieben es bis spät in der Nacht zu arbeiten. Finde heraus, wann Du am besten arbeiten kannst und die besten Ideen hast und nutze die Zeit. Lege Dich auf einen Tagesabschnitt fest.

Nichts überwindet den inneren Schweinehund bzw. die inneren Widerstände meiner Erfahrung nach besser als Routine.

Wenn Du Termine mit Kunden legen musst (z.B. für Videocalls oder Gespräche), sind der Vormittag und der Nachmittag ideal. Bereite diese Gespräche am Abend davor vor. Damit Du am Vormittag keine Zeit verlierst.

Noch ein kleiner Hinweis – die vermeintlichen Nachteulen sollten bedenken, dass Arbeit in der Nacht langfristig nicht gut für den Biorythmus ist und auch einen Tribut bei der Gesundheit einfordert auf lange Sicht. Unser Körper ist so geschaffen von der Natur, dass er am Tag arbeitet und in der Nacht Ruhe haben will zur Regeneration. Künstliches Licht ist evolutionär gesehen eine sehr junge Erfindung und untergräbt diese natürlichen Bedürfnisse.

Tipp 2: Plane Deine Woche – Proper prior planning prevents poor performance!

Setze Dich am besten sonntags hin, nehm Dir ein Journal (oder Dein Smartphone) und plane Deine Woche durch (ähnlich einer To-Do-Liste). Setze Dir Prioritäten. Was musst Du erledigen (A-Prioritäten wie produktiv/kreativ sein, Hund Gassi führen, Zeit mit der Familie verbringen, wichtige Termine, wichtige Erledigungen, Buchhaltung, Weiterbildung, Sport…), was solltest Du erledigen (B-Priorität, die aber auch am darauf folgenden Tag erledigt werden kann – wie Geschirr abwaschen, einkaufen…) und was kannst Du erledigen wenn noch Zeit ist (C-Prioritäten). Markiere jede Tätigkeit mit einer Priorität. Mach die unliebsamen Aufgaben zuerst („Eat the frog first“-Prinzip). Hake ab, was Du geschafft hast.

Tipp 3: Nutze Tools

Es gibt zahlreiche Apps und Tools die Dir die Wochenplanung und auch die Projektplanung erleichtern können. Nutze sie. Im weiteren Verlauf dieses Blogs werde ich Dir einige vorstellen.

Tipp 4: Reserviere Dir Zeitblöcke für Tätigkeiten

Nichts ist nerviger als im Fluss gestört zu werden. Deshalb blocke Dir Zeit. Diese Zeit gehört komplett Dir und Deiner Tätigkeit. Und wenn es nur ein paar Stunden am Tag sind, in denen Du für niemanden erreichbar bist. Du solltest es Dir wert sein.

Tipp 5: Kein Multitasking

Niemand ist multitaskingfähig. Das hat die Wissenschaft inzwischen bewiesen. Leider…

Deshalb – konzentriere Dich auf eine Sache. Wenn Du zu viel auf einmal machen willst ist das Arbeitsergebnis immer suboptimal und Du wirst niemals Flow erleben. Das bedeutet nicht, dass Du Dir nicht Musik zum arbeiten auf die Ohren oder die Lautsprecher legen kannst.

Aber versuche zum Beispiel nicht ein Bild zu malen als Künstler, während Du immer wieder bei Whatsapp oder Instagram schreibst. Dein Smartphone ist irgendwann sonst mit Farbe verschmiert.

Oder Du verlierst beim schreiben als Autor immer wieder den Faden und kommst nicht voran.

Tipp 6: Erzwinge nichts

Auch wenn Du nur ein paar Worte schreibst oder ein Bild anfängst – es ist Fortschritt. Erzwinge nichts! Du kannst den Text weiterschreiben, das Bild weitermalen. Es ist Dein Werk. Du bestimmst, wann es fertig ist.

Tipp 7: Zögere nicht zu lange – es ist besser unperfekt zu starten als niemals

Selbsterklärend, oder? Du kannst noch so viel vorbereiten aber es wird kein Ergebnis entstehen, wenn man nicht den ersten Schritt macht. Wenn man nicht anfängt. Es muss nicht perfekt sein. Es ist Dein Lied und Du spielst nur nach Deinen Noten. Du bist schließlich selbstständig. Niemand gibt Dir die Melodie vor. Du bestimmst die Geschwindigkeit. Aber fang so schnell wie möglich an! Sonst werden die inneren Hindernisse unüberwindlich.

Tipp 8: Wenn Du nicht mehr weiterkommst, wechsele das Medium

Wenn Du zum Beispiel eine kreative Blockade beim Schreiben hast, bastele etwas. Knete etwas aus Plastilin. Wenn Du nicht malen kannst, dann schreibe einen kleinen Text. Verkrampfe Dich nicht. Es kommt von ganz allein! Und Du wirst wieder kreativ werden. Der „Horror Vacui“ – die Angst vor dem leeren Blatt existiert nur, wenn man das leere Blatt leer lässt. Sobald Du etwas produzierst, platzt dieser Knoten.

Tipp 9: Setze Dir Deadlines

Sei ehrlich zu dir selbst, wenn es darum geht, wie viel Arbeit du in einem bestimmten Zeitraum erledigen kannst. Setze realistische Deadlines und plane Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse ein. Wenn Du also eine Arbeit oder ein Projekt bis zum 30. des Monats fertig haben musst, setze Dir zum Beispiel den 23. als Deadline.  So hast Du noch eine Woche Zeit, falls etwas Unvorhergesehenes geschieht oder das Projekt länger dauert. Du brauchst die Zeit doch nicht? Umso besser! Fang das nächste Projekt an. Nutze den Puffer der übrig geblieben ist. Lass keine Pause entstehen. Das Geheimnis von Erfolg ist Kontinuität.

Tipp 10: Schaffe einen ordentlichen Arbeitsplatz

„Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was sagt dann ein leerer Schreibtisch über den Menschen, der ihn benutzt aus?“
―Albert Einstein

Wenn Du das Chaos liebst, arbeite im Chaos. Aber Chaos bedeutet auch, dass Du eventuell Sachen suchen musst mitten in der Arbeit, die Du benötigst um fortzufahren. Dann kommst Du aus dem Fluss raus und musst erstmal wieder in die Arbeit hineinfinden. Lege Dir alles zurecht was Du brauchst während der Arbeit.

Tipp 11: Nehm Dir kurze Pausen

Nehm Dir kurze (z.B. 5-minütige) Pausen. Betrachte Deine Arbeit kurz einmal. Wenn Du ein Bild gemalt hast, gehe etwas von dem Bild weg. Betrachte den Text einmal, wenn Du etwas geschrieben hast. Nicht um kritisch darüber zu urteilen, sondern um das große Ganze um Blick zu behalten und neue Ideen zu bekommen.

Tipp 12: Tausche Dich regelmäßig mit anderen Freelancern aus

Tausche Dich regelmäßig mit anderen Freelancern aus. Gebt Euch gegenseitig Impulse. Bringt Euch gegenseitig weiter. Dafür habe ich freelanceboosters gegründet. Dieser Blog ist nur der Anfang der Community. Seid gespannt!

Bonustipp: Lerne Nein zu sagen oder Wartelisten anzulegen

Als Freelancer ist man versucht zu jedem Auftrag JA zu sagen. Einfach weil jeder Auftrag Einnahmen bedeutet. Aber schätze Deine Kapazitäten realistisch ein. Deine Zeit ist Deine limitierende Ressource. Lerne, NEIN zu sagen zu Projekten, die nicht zu deinen Zielen passen, deine Ressourcen übersteigen oder wenn Dir Kunden „seltsam“ vorkommen (Du ein schlechtes Bauchgefühl hast). Du musst nicht jeden Kunden annehmen. Ein Nein stärkt Dein Ja.

Du kannst auch mit einer Warteliste arbeiten. Dann musst Du keine Absage verteilen. Biete es den Kunden an. Diese Liste signalisiert Dein grundsätzliches Interesse an dem Auftrag. Und eine Warteliste signalisiert Deinen Kunden auch, dass Deine Arbeit begehrt ist. Kunden die Deine Arbeit zu schätze wissen, warten gerne auch eine Woche oder einen Monat länger.

Und nun?

Wähle Dir nun aus diesen Techniken ein Paar aus, die Dich anziehen und integriere sie in Deinen Alltag. In Deine Arbeit. Ich würde mich freuen, wenn ich Dir mit diesem Blogartikel etwas weiterhelfen konnte.

Hast Du weitere Tipps oder Erfahrungen? Schreibe sie gerne in die Kommentare! Ich bin gespannt und unsere Community kann davon profitieren!

Vielen Dank für Eure Zeit!

Viele Grüße

Tobias

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